10+ công cụ mạnh mẽ giúp bạn làm việc từ xa hiệu quả

Trong thời kì ngành công nghiệp phát triển thì nhiều người tin rằng làm việc từ xa là một lựa đúng đắn . Sự bùng nổ của đại dịch COVID-19 khiến điều này càng trở nên hợp lý hơn, thúc đẩy xu hướng này với một tốc độ kỳ diệu. Tuy nhiên thì không phải bất cứ ngành nào cũng có thể làm việc từ xa như những công việc về xây dựng hay y tế. Tuy nhiên, đối với các ngành có đủ khả năng để thực hiện chuyển đổi thì số lượng các công ty đi theo con đường này đang tăng chóng mặt .

Tuy còn một số khuyết điểm nho nhỏ nhưng việc làm từ xa đã giải quyết cho doanh nghiệp nhiều bài toán đau đầu về chi phí đi lại của nhân viên hay khoảng thời gian lãng phí đó . Và không dài dòng nữa ở bài này mình sẽ chia sẻ những công cụ mạnh mẽ nhất để làm việc từ xa :

Các công cụ cần thiết để làm việc tại nhà / từ xa

Các công cụ để làm việc từ xa có thể được phân loại trong một số dấu ngoặc bao gồm:

  • Các công cụ cộng tác nhóm
  • Các công cụ thuyết trình và cuộc họp
  • Công cụ quản lý dự án
  • Công cụ năng suất
  • Công cụ lưu trữ đám mây
  • Công cụ thiết kế và tạo nội dung

Công cụ cộng tác nhóm 

Giao tiếp là điều mà bất cứ doanh nghiệp lớn nhỏ nào đều ưu tiên hàng đầu . Bạn có thể thấy rõ rằng bất kì doanh nghiệp tuyển dụng nào cũng ưu tiên ứng viên có kĩ năng làm việc nhóm .

# 1 – Slack

Được nhiều người yêu thích, Slack trở thành một trong những công cụ nhắn tin tuyệt vời nhất để làm việc từ xa. Không gian kỹ thuật số này cho phép giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm, chia sẻ ý tưởng và bình luận trong thời gian thực giúp cho việc giao tiếp diễn ra liền mạch. Với một công cụ như vậy, bạn có thể giúp nhân viên của mình tiếp cận thông tin liên lạc một cách thông minh cho dù họ đang ở bất kì đâu .

slack

Slack đưa tất cả các thành viên trong nhóm của bạn đến một nơi duy nhất, do đó các công ty có thể kiểm soát nhân viên mình dễ dàng hơn . Đáng chú ý, Slack có các ứng dụng gốc hoàn toàn cho cả Android và iOS. Để làm cho Slack trở nên hấp dẫn hơn nữa, có hơn 2.300 tích hợp Slack được liệt kê trên App Directory.

# 2 – Nhóm Microsoft Office

Không giống như G Suite có thể được vận hành hoàn toàn trong một nền tảng duy nhất, với Microsoft Office Teams, bạn có thể tải xuống các ứng dụng như PowerPoint, Word, Excel và Outlook, tất cả trên thiết bị di động của mình. Bạn cũng có thể sử dụng bộ công cụ chung này để quản lý , chia sẻ, lưu trữ cũng như chỉnh sửa tài liệu trong các thư mục của nhóm.

Bạn sẽ lưu ý rằng Microsoft Office Teams cho phép một người giao tiếp với những người chơi trong nhóm thông qua email, cuộc gọi điện video cũng như một nền tảng thảo luận nơi đồng nghiệp có thể xây dựng, đăng bài hoặc đặt bất kỳ câu hỏi nóng bỏng nào.

Công cụ thuyết trình và cuộc họp

Đối với hầu hết các nhóm, các khoảnh khắc nảy sinh ý tưởng và các cuộc họp giao ban chủ yếu diễn ra trong cuộc họp. Sau đây là một số công cụ làm việc từ xa tốt nhất cho các buổi thuyết trình và cuộc họp.

#3 – Zoom

Chắc hẳn các bạn cũng đã nghe đến Zoom , một công cụ giúp bạn tổ chức tham gia các buổi họp trong khoảng thời gian thực .  Zoom được biết như một giải pháp hữu hiệu trong khoảng thời gian đại dịch COVID-19 . Công cụ này cho phép bạn tạo ra một cuộc họp trực tuyến , nơi bạn có thể sử dụng để tiến hành các của họp giữa công ty hoặc cả với đối tác.

Bạn cũng có thể ghi lại cuộc họp của bạn vào máy tính của bạn hoặc lên đám mây để có thể sử dụng nó sau này .

#4 – Nextiva

Ngoài ra, một công cụ làm việc từ xa tuyệt vời cho các bài thuyết trình và cuộc họp là Nextiva. Đây là một hệ thống điện thoại đám mây được thiết kế để hỗ trợ liên lạc giữa nhân viên từ xa và khách hàng. Đáng chú ý, nền tảng này cung cấp vô số tính năng như chuyển tiếp cuộc gọi, ứng dụng di động ,trò chuyện trực tiếp …..

Do sở hữu hàng loạt tính năng xịn xò, nền tảng này đã được US News and World Report đánh giá là dịch vụ điện thoại doanh nghiệp tốt nhất.

Công cụ quản lý dự án

#5 – Basecamp

 

Trong một thế giới công nghệ được dự đoán dựa trên các cuộc chơi thị trường lớn và các vòng tài trợ lớn, Basecamp vẫn là một công ty bất thường lớn. Công cụ quản lý dự án dựa trên web này có sự phát triển từ một bộ giao tiếp nội bộ do 37Signals thiết kế. Mặc dù công ty spinoff đã lấy được khá ít vốn, nhưng nó vẫn là công cụ quản lý dự án nổi tiếng nhất.

Các chức năng cốt lõi của nó bao gồm nhắn tin, chia sẻ tệp, báo cáo, quản lý tác vụ, cộng tác, lập lịch cũng như chức năng tìm kiếm toàn cầu giúp mọi thứ có thể truy xuất khi cần.

#6 – Trello

Công cụ quản lý dự án này cho phép một người tạo một bảng điều khiển làm nổi bật các dự án và nhiệm vụ của bạn mà nó liên quan. Mỗi nhiệm vụ nhỏ hơn, thường được gọi là thẻ, có thể được gắn nhãn bằng văn bản và thẻ màu. Bạn cũng có thể chỉ định thẻ cũng như thời hạn cho các thành viên từ xa của doanh nghiệp và theo dõi tiến độ của từng người từ sự thoải mái tại văn phòng tại nhà của bạn.

Công cụ năng suất

#7 – Asana

Asana cho phép bạn tạo dự án, bổ sung cộng tác viên và viết nhận xét về dự án và nhiệm vụ. Để dễ dàng theo dõi trong ứng dụng này, các nhiệm vụ có thể được giao cho những người chơi trong đội khác nhau với thời hạn được đưa ra cho mỗi người. Các ứng dụng này có dạng đăng ký miễn phí và trả phí, theo đó người ta có thể chọn tùy theo khả năng và sở thích của mình.

#8 – Hubstaff

Với Hubstaff, khả năng theo dõi thời gian và giám sát năng suất là tối ưu. Ứng dụng này cũng đi kèm với theo dõi GPS do đó có thể cung cấp vị trí thời gian thực của các thành viên trong nhóm, do đó nâng cao tính minh bạch. Hubstaff cũng tích hợp các ứng dụng năng suất khác để giúp giữ cho các nhiệm vụ và hoạt động được tổ chức tốt hơn. Với Hubstaff có một gói miễn phí nhưng người ta có thể sử dụng gói cao cấp để có thêm các khả năng sẽ dẫn đến mức năng suất thậm chí còn tốt hơn.

Công cụ lưu trữ đám mây

#9 – Xtensio

Ứng dụng này giúp các nhóm trong việc tạo ra nội dung kinh doanh hiệu quả như một đơn vị. Tại đây, nhân viên có thể tạo hướng dẫn nội bộ, mẫu giới thiệu bàn bán hàng và bản trình bày để sử dụng bên ngoài trong khi vẫn đảm bảo tất cả nội dung trên nền tảng là thương hiệu. Đáng chú ý, các tài liệu của nó rất dễ cộng tác với tất cả các thay đổi và sửa đổi được đồng bộ hóa trong thời gian thực trên tất cả các thiết bị.

#10 – Dropbox

Tuy nhiên, một công cụ lưu trữ đám mây phổ biến và hiệu quả khác là Dropbox. Tại đây, công nhân có thể chia sẻ các tệp lớn không thể chia sẻ với các email sử dụng tốt. Đối với nhu cầu làm việc tự do, Dropbox là công cụ hoàn hảo để tải lên tài liệu trong các thư mục có tin nhắn được gửi cho bạn khi hoàn thành công việc.

Công cụ thiết kế và tạo nội dung

#11 – Grammarly

Grammarly là một trợ lý viết trực tuyến đưa bài viết của bạn lên một tầm cao mới. Đáng chú ý, nền tảng sửa lỗi chính tả và ngữ pháp của bạn để đảm bảo rằng công việc của bạn đang hoạt động tốt. Điều này giúp tăng độ rõ ràng cho bài viết của bạn.

#12 – Canva

Ứng dụng này trở thành công cụ thiết kế đồ họa trực tuyến tốt nhất có thể được sử dụng bởi các chủ doanh nghiệp trong việc tạo ra các thiết kế chuyên nghiệp và chất lượng một cách liền mạch cho công việc của họ. Đáng chú ý, thư viện của Canva được lấy từ các họa sĩ minh họa, nhà thiết kế và nhiếp ảnh gia giỏi nhất.

Kết luận :

Các công cụ mình kể bên trên chưa hẳn là tốt nhất hoặc phù hợp với bạn nhất , điều đó phụ thuộc vào công việc cũng như các bạn sử dụng tuy nhiên mình chắc chắn rằng nó sẽ khiến năng suất công việc của bạn trở nên hiệu quả hơn .

 

Viết một bình luận